(一)主要内容
本次招标项目内容为长沙市岳麓区档案馆馆藏档案数字化加工，主要工作流程包括但不限于调档交接、******处理、档案扫描、******处理、图像存贮、条目著录与核改、数据挂接、后期整理装订、质量自检和申验、实体档案归还、数据备份和移交等环节和内容。
(二)主要任务
本次档案数字化加工，包含但不限于以下主要内容：******
1.对需要数字化档案进行全文扫描；
2.著录与修订同扫描档案对应的归档文件目录；
本项目服务期限自合同签订后8个月内完成，具体档案数字化加工数量和费用根据项目结束验收后的实际数量进行结算），投标报价不得超过各服务项目的单价最高限价。

符合以下国家或行业规定的合格标准，确保数字化加工过程中不对档案原件造成二次损伤，保证档案扫描图像与原件一致、整洁、清晰，确保数字化成果的质量、数据的统一规范、档案实体与信息的安全。
《中华人民共和国档案法》
《纸质档案数字化规范》（DA/T**-****）
《档案著录规则》（DA/T**-****）
《文书档案文件级目录数据库结构与著录细则》（DB 34/T ***-****）
《文书档案案卷格式》（DB/****-****）
《电子文件归档与管理规范》（GB/T 18894—2016）
《档案交接文据格式》（GB/T1****-**）
《档案分类标引规则GB/T 1****-**》
《档号编制规则DA/T **-****》
《档案工作基本术语DA/T *-****》
《文书档案文件级目录数据库结构与著录细则》（DB34/***-****）
《档案服务外包工作规范》DA/T68.*-****

(一)******处理
中标人必须按照DAT-**-****《纸质档案数字化规范》等规范标准的要求，逐件对拟数字化的档案的完整性、有序性、档案整理的规范性等进行检查、纠正，并做好扫描准备工作。
1.察看拟扫描的档案有无破损、残缺情况，以及排序混乱、缺页、倒页、漏号、重号、错号等整理不规范现象。如有，应进行登记，并根据有关规定和档案实际情况，******处理。
2.在不去除装订物情况下，影响扫描工作进行的档案，应拆除装订物。拆除装订物时应注意保护档案不受损害，不允许裁切档案纸张。
3.制作并填写纸质档案数字化加工过程交接登记表单，******处理后每份文件的起始页号和页数等情况。
(二)档案扫描
1.扫描方式：******
2.扫描色彩模式： 档案扫描图像采用24位真彩式。
3.扫描分辨率：扫描分辨率一般为 300dpi，对于案卷中出现字迹较小、模糊、较密集等情况，分辨率提高到 600dpi。扫描后的图像应清晰、不失真、完整、不影响图像的利用效果和打印后的效果，扫描图像的打印效果不能低于对应的复印效果。
4.扫描登记：认真填写加工流水表单，登记扫描的页数，******处理时填写的文件页数是否一致，******处理方法。并提交招标方审核同意后，******处理。
5.扫描要求：扫描时应认真核对实际扫描页码、******处理时填写的页码、页数是否一致，******处理方法。扫描时要保证放纸端正、不压边、不漏扫、错扫，严格确保图像质量，漏扫、压边的要及时补全、补正。图像顺序要与原档案中页码顺序一致，不可颠倒错乱，不可出现多页、重复页或漏页现象。
(三)******处理
******处理后保证图像信息与原档案内容完全一致，不删除页面任何有用信息，包括正文内容、页眉、页脚、手写注释和印鉴等，不裁切纸张部分。不准出现页面内容残缺或将其它页面信息扫入本页的现象。
1.纠偏：扫描的页面内容基本居中显示，不出现明显偏左或偏右现象。******处理，图像偏度不得大于1度，视觉上基本无偏差；对方向不正确的图像进行旋转还原，以符合阅读习惯。
2.去污：处理过程中要遵循在不影响可读性和可理解性的前提下展现档案原貌的原则。去除因扫描产生的黑线、黑框、黑点等，对档案本身存在的黑点、黑线、黑边、装订孔等，不需去除。
3.图像拼接：对大幅面档案进行分区扫描形成的多幅图像，******处理，合并为一个完整的图像，以保证档案数字化图像的整体性，不能缺少任何信息。
4.******处理：保证扫描图像字迹清晰、颜色恰当，不宜过浅或过深，不出现字迹笔画残缺或字迹笔画叠合而影响阅读的情况。档案原件存在斑迹变质、颜色过浅、过深或深浅不一致时，保证档案原件能辨认的扫描图像也必须可以辨认。纸张太薄或字体颜色过浓，扫描时倒映反面文字，文字上的污点无法去污时，采取措施保证正文文字可以看清楚。
(四)图像存储
1.存储格式：采用JPG和双层PDF存储保存。
2.图像文件的命名：存储时应分级建文件夹存储。
3.文件夹命名：每件档案与其图像文件通过档号加序号和图像文件名的一致性，建立起一一对应关系，为实现档案目录数据与图像文件的对接提供条件。
(五)条目著录与核改
对档案目录数据进行看图著录。在录入数据同时做好校对、质检工作，核对著录项目是否完整、著录内容是否规范、准确，发现不合格数据时须进行修改或重录，确保著录数据的准确性并按照招标方要求建立档案目录数据库。
(六)图像数据挂接
1.将质检合格后的档案数字化成果，转化成与档案管理系统相匹配的格式，批量挂接至档案管理系统中。
2.以纸质档案目录数据库为依据，将每一份纸质档案文件扫描所得的一个或多个图像存储为一份图像文件。将图像文件存储到相应文件夹时，要认真核查每一份图像文件的名称与档案目录数据库中该份文件的档号是否相同，图像文件的页数与档案目录数据库中该份文件的页数是否一致，图像文件的总数与目录数据库中文件的总数是否相同等。通过每一份图像文件的文件名与档案目录数据库中该份文件的档号的一致性和唯一性，建立起一一对应的关联关系，为实现档案目录数据库与图像文件的批量挂接提供条件。
3.认真填写纸质档案数字化转换过程交接登记表单，记录数据关联后的页数，核对每一份文件关联后的页数与档案整理、扫描时填写的页数是否一致，******处理办法。
(七)后期整理装订
在完成扫描后，拆除过装订物的档案应按档案保管的要求重新装订。恢复装订时，要保持档案的排列顺序不变，不得漏页、错页，不压字，装订牢固、不掉页，做到安全、准确、无遗漏。装订不能损害档案原件。装订时应尽量按原有顺序原孔装订，不掉页，右边和底边整齐，左侧不及装订线的要加装订边。
(八)质量自检和申验
为保证项目总体实施质量，中标人在每个全宗的档案数字化加工完成后，对档案实体、数字化各环节和所有数字化成果进行全面检查并形成自检记录，自检合格后提请招标方组织验收。
(九)实体档案归还
中标人应在对需要归还的档案实体逐件、逐盒清点，按数量、状况、顺序等进行检查后向招标方交还。在对实体档案进行自检的过程中如发现丢失、损坏、******处理；顺序错误、卷间文件颠倒等情况，******处理。中标人负责所归还档案的回库、上架工作。
(十)数据成果备份和移交
1.备份、移交范围：******
2.备份方式：******
3.备份数据自检：对备份数据进行全面检验，内容主要包括备份数据能否打开、数据信息是否完整、文件数量是否准确等。
4.备份标记：数据备份后应在相应的备份介质上做好标签，以便查找和管理。
5.备份登记：填写纸质档案数字化备份管理登记表单。
中标人应将目录和全文数据向招标方数据库迁移；档案数字化过程中形成的日志、记录等原始记录材料要同步移交，作为项目档案内容进行管理。
(十一)数字化成果管理
应加强对数字化成果的管理，确保其安全、完整和长期可用。
4、加工设备、软件及人员要求
（一）档案数字化加工所需的场地、办公家具、数字化专用服务器（配套数据库）、移动硬盘由招标方提供，其他为完成此次招标所有采购内容所需的一切人员、软硬件设施设备、相关耗材等均由中标人提供。
（二）中标人的人员的交通、食宿和其他方面由中标人自行解决。
（三）投标人须有稳定专业的档案数字化加工队伍，有从事档案数字化加工经验。

1.服务时间：本项目服务期限自合同签订后8个月内完成，具体档案数字化加工数量和费用根据项目结束验收后的实际数量进行结算），投标报价不得超过各服务项目的单价最高限价。
2.服务地点：******

严格管理，明确责任，落实安全保密管理机制和质量管理机制，确保档案原件和数字化档案信息的安全，确保档案数字化加工各环节工作符合DAT-**-****《纸质档案数字化规范》、（DA/T 18—1999）《档案著录规则》等规范标准的要求，建立完整、规范的工作记录。

按照长沙市政府采购相关验收程序验收。

1.支付方式：******
2.付款方式：******
3.本项目采用费用包干方式建设，投标人应根据项目要求和现场情况，详细列明项目所需费用，以及人工、管理、财务等所有费用，如一旦中标，在项目实施中出现任何遗漏，均由成交人免费提供，采购人不再支付任何费用。